La plupart d’entre nous ont déjà été confrontés à des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée : Envoyer des mails de relance, créer des factures, trier les papiers… Beaucoup de ces tâches chronophages pourraient être automatisées, afin de gagner du temps, et de permettre aux salariés d’avancer sur d’autres projets plus intéressants, afin d’amener de la valeur dans l’entreprise. Afin de vous démarquer Dans cet article nous allons nous intéresser au rôle du digital dans l’automatisation de certaines tâches. Aujourd’hui, l’écologie est l’enjeu majeur de notre société. Avec l’essor de l’IA et des nouvelles technologies, il est donc normal de se poser la question de l’impact écologique de l’IA et des nouvelles technologies.
Table
Pourquoi Automatiser ?
Les Impacts négatifs des tâches fastidieuses
Ce genre de tâches possède beaucoup d’impacts négatifs : Fatigue, Mentale, perte de temps, risque d’erreurs… Si l’on ajoute à ça le contexte actuel qui nous force à être toujours plus productif et des clients qui sont toujours plus exigeants sur la réactivité, ces tâches deviennent un vrai poids qui tire l’entreprise vers le bas ; de plus, cet impact est amplifié sur les TPE/PME.
L’avantage de l’automatisation
Que ce soit pour un simple mail de relance, un ajout dans un calendrier ou des tâches plus complexes. Il existe toujours une solution pour réduire une charge de travail qui apporte peu de valeur à l’entreprise. Par exemple, on pourrait automatiser un formulaire client pour qu’il alimente un CRM (tel que HubSpot). Automatiser de cette manière permet non seulement de gagner du temps, mais également de réduire le taux d’erreurs.
Comment Automatiser ?
Identifier son Besoin
Pour automatiser une tâche, il faut la comprendre parfaitement, il faut également s’assurer que la tâche est répétitive, prévisible ou fastidieuse ; et s’assurer que la tâche n’a pas besoin d’intervention humaine. Par exemple, envoyer un mail de relance générique, avec simplement le nom et prénom du destinataire qui diffèrent est tout à fait automatisable, tandis qu’un mail pour une négociation commerciale requiert une intervention humaine afin d’optimiser ses chances de réussite.
Automatiser simplement et efficacement
Utiliser les bons outils
Beaucoup d’outils existent, et beaucoup sont accessibles pour les débutants. Zapier et Make permettent par exemple de connecter des applications entre elles, ce qui peut permettre par exemple de synchroniser des calendriers. Il existe également des outils pour automatiser la gestion de projet comme Trello. Néanmoins, il n’est pas obligatoire d’installer de nouveaux outils pour automatiser ses tâches. Gmail peut répondre automatiquement à des mails et les filtrer, Google Agenda vous créé des rappels automatiques et Google Drive peut être trié avec de simples scripts.
Lancer correctement l’automatisation
Maintenant que vous savez pourquoi et avec quels outils automatiser vos tâches, vous allez pouvoir commencer. Seulement il ne faut pas se laisser dépasser par l’envie de tout automatiser, car ce serait contre-productif (Voir 3.1). Il est plus raisonnable de commencer par une automatisation simple, et d’évaluer son impact : Est-ce que cela fonctionne correctement ? Gagnez-vous du temps ? Si j’ai un site web, est-il toujours agréable à utiliser malgré l’optimisation ? De cette manière, vous pourrez corriger l’automatisation afin de pouvoir l’utiliser plus durablement et efficacement.
Les Limites de l’automatisation
Attention à la sur-automatisation
Une fois que l’on a goûté à l’automatisation, difficile de s’en séparer ou ne pas imaginer automatiser chaque tâche. Mais il est vital de garder un lien humain. Comme vu précédemment, certaines tâches ne sont pas automatisables car le lien humain en est la pierre angulaire. De plus automatiser trop de tâches peut engendrer un effet “usine à gaz” et tuer la productivité. Ajoutez à cela un bug dans le grand nombre de tâches automatisées (Encore pire si elles dépendent les unes des autres) et votre entreprise se retrouve complètement bloquée, car aussi fiables que les programmes informatiques soient, si les erreurs ne sont pas vérifiées régulièrement, c’est la panne assurée.
Automatiser une tâche trop complexe, le Paradoxe
Plus la tâche est complexe, plus elle sera longue à automatiser. C’est pour cela qu’il faut choisir les tâches avec précaution, pour ne pas se retrouver dans une situation paradoxale : Mettre plus de temps à automatiser la tâche (Reconfigurations comprises) que celle-ci prendrait de temps à réaliser sans optique d’automatisation. Et comme toujours, plus l’automatisation est complexe, plus le risque de bugs augmente, rendant cette dernière peu efficace.
Quelle tâche est automatisable ?
Pour terminer cet article, je vais vous résumer quels types de tâches sont automatisables ou non, afin de vous expliciter au mieux les limites de l’automatisation. Comme vu précédemment, un simple mail de relance ou un ajout automatique dans un calendrier sont des tâches parfaitement automatisables, et une négociation commerciale où tout ce qui touche au juridique nécessite une intervention humaine. Prenons un exemple qui se trouve entre les deux : Un mail de relance commerciale. Il est possible d’en générer un automatiquement avec les informations reçues lors d’un précédent mail, mais voilà, ce dernier paraîtra impersonnel, ce qui, si la relation est sensible et/ou stratégique peut la compromettre. Alors que faire ? N’automatiser la tâche qu’à moitié ! En d’autres mots : préparer un mail avec les formules de politesses habituelles, puis une personne s’occupe de rédiger le corps du mail, afin d’avoir un contenu personnalisé, rédigé efficacement. C’est ainsi que se dévoile tout l’enjeu de l’automatisation digitale, savoir jusqu’où aller, et où s’arrêter.
Trois points à retenir
Le problème des tâches fastidieuses
Certaines tâches sont chronophages et nécessitent d’être automatisées pour ne pas faire baisser la productivité de l’entreprise
Automatiser n'est pas si Sorcier
Automatiser ses tâches n’est pas très compliqué, si l’on utilise les bons outils et qu’on le fait petit à petit
La phrase à retenir
Automatiser, oui, mais pour mieux se concentrer sur ce qui mérite vraiment notre attention